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正式調查
 

2.3)    正式調查

2.3.1)    調查

(a)小組接獲書面請求後將展開全面且中立的調查。小組召集人將委任最少兩名不同性別的小組成員（調查小組）對投訴進行調查。一般而言，小組召集人會委任曾接受相關培訓和在歧視、騷擾或中傷的範疇上有經驗或背景的小組成員進行調查，獲委任的成員不得來自與投訴人或答辯人同一學院／學系／部門。調查小組一般會在接獲書面要求後10個工作天內組成。
(b)任何與該項投訴有實際或潛在利益衝突的人士，均須作利益申報，亦不應參與相關調查工作。
(c)在小組召集人認爲適合的特殊情況下，可邀請一名非教職員的大學校董、校外人士或學生代表加入調查小組，協助進行調查，獲取各方信心。調查小組秘書由委員會秘書擔任。
(d)投訴人或答辯人可就調查小組的組成提出反對，並須在接獲通知調查小組的成員組合後5個工作天內，向小組召集人提交反對理據。小組召集人在考慮並同意其反對理據後，可委任另一位成員取代原獲委任成員。整個調查過程一般會在組成調查小組後80個工作天內完成。
(e)在調查過程中：
 (i)小組召集人會通知投訴人和答辯人已啟動調查。答辯人將獲調查小組提供投訴信件的副本和相關資料，並可就該投訴以書面形式提出答辯。如答辯人欲就任何指控作出書面聲明，可於調查開始前至少5個工作天內提交書面回應，而調查小組和投訴人亦會接獲答辯人所提交的書面回應副本。
 (ii)小組秘書會確保投訴人和答辯人均了解相關程序。調查須秉持自然公義原則，謹慎、公平及迅速地進行。
 (iii)調查小組將分別與投訴人及答辯人面談。一般情況下，調查小組會先與投訴人面談，如有需要，亦會與證人及其他相關人士作個別面談，過程會遵照私隱及保密條例的規定，涉事各方可提出或查閱相關文件及／或證據。
 (iv)在調查小組允許的情況下，任何出席面談人士可由另一名人士陪同，惟該名人士不得為其法律代表或該個案的證人。有關人士須事先提交書面要求，提供需要有人陪同的理由、陪同人士的姓名及職業予調查小組考慮。調查小組對此要求有最終的決定權。獲准出席的陪同人士無權向調查小組陳詞，並須簽署聲明，同意按《個人資料(私隱)條例》保密面談內容。
 (v)完成調查後，調查小組會向小組召集人提交書面「實情調查報告」，列明調查所得的事實及證據，以及就該投訴是否成立作出判斷。
 

2.3.2)    後續及上訴程序

(a)小組召集人會審核實情調查報告，並在接獲報告後15個工作天內，將報告以書面形式通知投訴人及答辯人。
(b)如調查小組認為投訴成立，答辯人有權向小組召集人提出上訴。如調查小組認為投訴不成立，投訴人有權向小組召集人提出上訴。
(c)只有在投訴人或答辯人能就個案提供新證據及其他相關資料，或能證明投訴的處理出現程序不公的情況下，上訴方獲受理。
(d)投訴人或答辯人須在接獲實情調查報告的結果後15個工作天內，經調查小組秘書向小組召集人提交書面上訴。
(e)如上訴獲接納，小組召集人一般會於接獲書面上訴後10個工作天內成立專責小組（由三位從未參與處理該個案的小組成員組成），負責根據投訴人或答辯人以書面提交的上訴理據，重新檢視實情調查報告。
(f)專責小組可將報告發還調查小組，要求澄清或進一步解釋，亦可與投訴人、答辯人或相關證人會面。
(g)專責小組可維持、更改或推翻調查小組的調查結果。專責小組對有關個案的決定為最終裁決，並在接獲投訴人或答辯人的書面上訴後30個工作天內呈交小組召集人。
(h)小組召集人須在接獲專責小組的裁決後15個工作天內向副校長(行政)呈交最後報告。
(i)如調查小組的調查結果為投訴不成立（並且未有接獲對調查結果的上訴）或專責小組的裁定為投訴不成立，小組召集人須向副校長(行政)呈交最後報告以作考慮。
(j)如調查小組的調查結果為投訴成立（並且未有接獲對調查結果的上訴）或專責小組裁定投訴成立，小組召集人須向副校長(行政)呈交最後報告以作考慮，並建議如何處理有關個案，例如大學應否對答辯人採取正式行動。最後報告的副本須送交校長參閱。
(k)副校長(行政)接獲最後報告後，須決定是否採納、更改或拒絕報告的建議，及會否採取任何行動。副校長(行政)的具體裁決將於其接獲最後報告後1個月內以書面形式通知投訴人及答辯人。通知書的副本須送交校長及小組召集人。
(l)答辯人可於接獲副校長(行政)的通知後15個工作天內就裁決向校長提出書面上訴。校長接獲答辯人的上訴後，將在切實可行的範圍內儘快作出決定。
(m)校長的決定是最終裁決，該裁決會以書面形式通知投訴人及答辯人。
(n)在小組召集人事先同意的情況下，調查小組或專責小組（視乎情況而定）可在調查或上訴的任何階段，適當地更改本「程序」，以配合特殊情況下的需要。
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