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正式调查
 

2.3)    正式调查

2.3.1)    调查

(a)小组接获书面请求后将展开全面且中立的调查。小组召集人将委任最少两名不同性别的小组成员（调查小组）对投诉进行调查。一般而言，小组召集人会委任曾接受相关培训和在歧视、骚扰或中伤的范畴上有经验或背景的小组成员进行调查，获委任的成员不得来自与投诉人或答辩人同一学院／学系／部门。调查小组一般会在接获书面要求后10个工作天内组成。
(b)任何与该项投诉有实际或潜在利益冲突的人士，均须作利益申报，亦不应参与相关调查工作。
(c)在小组召集人认爲适合的特殊情况下，可邀请一名非教职员的大学校董、校外人士或学生代表加入调查小组，协助进行调查，获取各方信心。调查小组秘书由委员会秘书担任。
(d)投诉人或答辩人可就调查小组的组成提出反对，并须在接获通知调查小组的成员组合后5个工作天内，向小组召集人提交反对理据。小组召集人在考虑并同意其反对理据后，可委任另一位成员取代原获委任成员。整个调查过程一般会在组成调查小组后80个工作天内完成。
(e)在调查过程中：
 (i)小组召集人会通知投诉人和答辩人已启动调查。答辩人将获调查小组提供投诉信件的副本和相关资料，并可就该投诉以书面形式提出答辩。如答辩人欲就任何指控作出书面声明，可于调查开始前至少5个工作天内提交书面回应，而调查小组和投诉人亦会接获答辩人所提交的书面回应副本。
 (ii)小组秘书会确保投诉人和答辩人均了解相关程序。调查须秉持自然公义原则，谨慎、公平及迅速地进行。
 (iii)调查小组将分别与投诉人及答辩人面谈。一般情况下，调查小组会先与投诉人面谈，如有需要，亦会与证人及其他相关人士作个别面谈，过程会遵照私隐及保密条例的规定，涉事各方可提出或查阅相关文件及／或证据。
 (iv)在调查小组允许的情况下，任何出席面谈人士可由另一名人士陪同，惟该名人士不得为其法律代表或该个案的证人。有关人士须事先提交书面要求，提供需要有人陪同的理由、陪同人士的姓名及职业予调查小组考虑。调查小组对此要求有最终的决定权。获准出席的陪同人士无权向调查小组陈词，并须签署声明，同意按《个人资料(私隐)条例》保密面谈内容。
 (v)完成调查后，调查小组会向小组召集人提交书面「实情调查报告」，列明调查所得的事实及证据，以及就该投诉是否成立作出判断。
 

2.3.2)    后续及上诉程序

(a)小组召集人会审核实情调查报告，并在接获报告后15个工作天内，将报告以书面形式通知投诉人及答辩人。
(b)如调查小组认为投诉成立，答辩人有权向小组召集人提出上诉。如调查小组认为投诉不成立，投诉人有权向小组召集人提出上诉。
(c)只有在投诉人或答辩人能就个案提供新证据及其他相关资料，或能证明投诉的处理出现程序不公的情况下，上诉方获受理。
(d)投诉人或答辩人须在接获实情调查报告的结果后15个工作天内，经调查小组秘书向小组召集人提交书面上诉。
(e)如上诉获接纳，小组召集人一般会于接获书面上诉后10个工作天内成立专责小组（由三位从未参与处理该个案的小组成员组成），负责根据投诉人或答辩人以书面提交的上诉理据，重新检视实情调查报告。
(f)专责小组可将报告发还调查小组，要求澄清或进一步解释，亦可与投诉人、答辩人或相关证人会面。
(g)专责小组可维持、更改或推翻调查小组的调查结果。专责小组对有关个案的决定为最终裁决，并在接获投诉人或答辩人的书面上诉后30个工作天内呈交小组召集人。
(h)小组召集人须在接获专责小组的裁决后15个工作天内向副校长(行政)呈交最后报告。
(i)如调查小组的调查结果为投诉不成立（并且未有接获对调查结果的上诉）或专责小组的裁定为投诉不成立，小组召集人须向副校长(行政)呈交最后报告以作考虑。
(j)如调查小组的调查结果为投诉成立（并且未有接获对调查结果的上诉）或专责小组裁定投诉成立，小组召集人须向副校长(行政)呈交最后报告以作考虑，并建议如何处理有关个案，例如大学应否对答辩人採取正式行动。最后报告的副本须送交校长参阅。
(k)副校长(行政)接获最后报告后，须决定是否採纳、更改或拒绝报告的建议，及会否採取任何行动。副校长(行政)的具体裁决将于其接获最后报告后1个月内以书面形式通知投诉人及答辩人。通知书的副本须送交校长及小组召集人。
(l)答辩人可于接获副校长(行政)的通知后15个工作天内就裁决向校长提出书面上诉。校长接获答辩人的上诉后，将在切实可行的范围内尽快作出决定。
(m)校长的决定是最终裁决，该裁决会以书面形式通知投诉人及答辩人。
(n)在小组召集人事先同意的情况下，调查小组或专责小组（视乎情况而定）可在调查或上诉的任何阶段，适当地更改本「程序」，以配合特殊情况下的需要。
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